회사 보고서 작성 방법 및 접근 방법 | 슬기로운 ㅈㅅ생활 #9

 

직장인을 위한 보고서 작성 방법 기초 편

 

회사 생활을 하다 보면 보고서 작성은 피할 수 없는 업무 중 하나이다.

일일 업무보고부터 주간 보고, 회의록은 물론 기획안, 시장 조사 보고서 등 회사 업무 상당 부분을 차지하는 것이 바로 이 보고서 작성이다. 그러나 중소기업 재직자 입장에선 부족한 자료와 시간, 업무 히스토리 속에서 고통받게 되는 것이 또 이 보고서이기도 하다.

오늘은 이런 고통 속에 헤매는 직장인들을 위해 보고서 작성을 위한 기초적인 접근법을 소개해보고자 한다.

 

 

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보고서 작성의 준비 : 보고서의 목적, 취지 그리고 상대

 

보고서 작성에 있어 가장 중요하지만 너무나 쉽게 잊는 것이 있다. 바로 보고서의 목적과 취지이다. 여기서 목적과 취지란 해당 보고가 갖고 있는 고유한 성질뿐 아니라 보고를 받는 대상을 고려한 목적과 취지를 포함한다.

같은 내용을 다루는 보고서라도 보고 목적과 취지 그리고 상대에 따라 그 구체적인 내용과 결론이 달라질 수 있다.

• 예를 들어, 똑같이 영국의 식품 산업 시장 조사를 수행한다고 할 때, 여러 국가를 대상으로 우선순위를 정하기 위한 시장 조사 과정에서 수행되는 시장 조사는 영국 식품 시장의 규모, 진입 장벽, 진출 용이성 등에 대해 집중적으로 다루겠지만, 이미 영국 시장 진입이 결정 난 상황에서 이루어지는 시장 조사는 진입 장벽의 극복 방법, 시장 내 경쟁자들에 관한 내용이 집중된 보고서가 작성되어야 할 것이다.
• 보고 상대가 달라지는 경우도 마찬가지인데, 같은 시장 조사 보고서라도 보고 대상이 팀장이라면 팀 내에 공유되는 내용을 제외한 새로운 내용이나 계획, 진행 중인 프로젝트 리스크에 대한 보고가 중심이 된다면, 대상이 임원이라면 프로젝트 개괄과 함께 전체적인 계획과 예산, 소요 기간과 종합적인 성과 위주의 보고가 될 가능성이 높다.

이처럼, 같은 주제를 다루더라도 목적과 취지 그리고 보고 상대에 따라 보고의 내용, 구성이 상이하게 달라질 수 있는 만큼, 보고서 작성에 앞서 이와 같은 상황을 파악하여 보고의 방향을 구체적으로 설정하는 것이 중요하다.

 

 

보고서 작성의 시작 : 목차와 예비 결론의 설정

 

보고서의 방향이 결정되었다면 이제 본격적으로 보고서 내용을 채우기에 앞서 목차와 예비 결론을 설정할 필요가 있다. 예비 결론이란, 보고서 작성을 위한 조사, 사전 지식, 회사 방침등을 종합하여 해당 보고서의 예상되는 결론을 설정하는 과정이다.

보고서를 설정하기 전에 결론을 설정하는 것이 이상하다고?

대하드라마나 만화, 소설 시리즈 등도 첫 챕터에 들어가기 전 이미 잠재적인 결말이 정해진 경우가 많다. 이는, 잠재적인 결말을 정해 전체 흐름의 일관성을 유지하기 위함이며, 보고서 작성 또한 다르지 않다.

보고서는 결국 작성되는 서류를 통해 작성자의 의사 또는 지식을 전달하게 되며, 단순한 사실 정리를 위한 회의록 수준의 보고서가 아니라면, 보고서는 반드시 작성자 의견과 결말을 포함하게 된다. 이때 결말을 정해놓지 않는다면 보고서의 전반적인 목차를 구성하기 어렵고, 목차를 구성하지 않은 채 작성되는 글은 전체적인 논리 구조와 흐름이 무너지기 쉽다.

따라서, 보고 초기 단계에서 예상되는 결말과 함께, 해당 결말로 향하기 위한 전반적인 목차를 설정해 놓는 것이 중요하다.

 

보고서 목차는 어떻게 잡아야 할까?

흔히 보고서 작성에 목차를 구성하라 하면 굉장히 어렵게 생각하고 쉽게 접근하지 못하는 경우가 많다. 보고서 목차는 기본적으로 서론, 본론, 결론으로 구성하되, 서론은 보고의 개요, 취지와 목적에 대해 서술하고, 결론은 해당 보고 목적과 취지에 따른 결론을 적어내면 되며, 본론 안에 필요한 논리 전개를 구성시키면 된다.

• 가령 시장 진출 여부를 결정하기 위한 보고서이고 잠재적인 결론이 "시장 진출을 하는 것이 맞다"라는 보고서라면 전체적인 시장 상황과 함께 현시점 당사의 유리한 점과 유리한 환경을 서술한 뒤, 주의해야 할 부분과 이를 극복할 잠재 계획을 밝힌다면 보고 결론에서 시장 진출을 추진하는 것이 타당하다는 결론으로 흐를 것이며, "시장 진출을 하지 않는 것이 맞다"라는 보고가 나온다면, 현 상황에서 당사에서 파악하고 있는 해당 시장의 긍정적인 부분을 나열한 뒤, 이를 상쇄시키는 각종 제약과 장벽을 서술하는 것이 자연스러울 것이다.

잘 잡힌 목차를 읽으면 그 자체로 전체 보고서의 흐름을 이해할 수 있어야 한다. 목차를 읽었는데 글의 흐름을 알 수 없다면 이는 목차의 구성이 잘못된 것이다. 

 

 

보고서의 작성 : 본문의 완성과 퇴고

 

목차가 완성되었다면 사실 보고서 작성의 절반 이상 마무리 된 것이나 다름없다. 이제 남은 작업은 목차에 맞는 내용과 살을 붙여나가기만 하면 된다.

구성된 목차에 따라 단락을 구성하고 그에 맞는 내용을 채우면 자연스럽게 글이 주요 문단별로 구분되게 된다. 작성자 입장에서도 각 문단별 논리만 맞추면 전체 흐름은 목차에서 잡혀 있기에 큰 문제없이 전체 보고서의 흐름과 논리를 구성할 수 있으며, 보고받는 입장에서도 잘 짜인 목차를 통해 전반적인 흐름을 파악하고 구체적인 내용은 해당 목차를 살펴 찾아낼 수 있기에 편하게 보고서 내용을 파악할 수 있다.

다만, 보고서 작성 도중 기존에 설정한 결말이 바뀌는 경우가 있는데, 이 경우는 새로운 논리 전개를 위한 목차를 새롭게 구성하고, 이로 인해 변화된 목차에 맞춰 새롭게 내용을 구성할 필요가 있다.

 

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사실 회사의 모든 업무가 그렇듯, 정확하게 정해져 있는 답은 없다.

하지만, 보고서 작성의 전반적인 업무 흐름을 파악하고 있다면, 새로운 보고서를 작성하게 되더라도, 크게 어려움 없이 전반적인 내용을 그려내고 접근할 수 있을 것이다.

 

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보고서 작성 요령 기초 편