해외 박람회 부스 운영 준비하는 방법, Tip | 무역인의 삶 #12

 

성공적인 해외 박람회 부스 운영을 위한 준비 방법

 

해외 박람회는 수출 시작단계에서 가장 가성비 좋은 홍보 마케팅 수단이며, 시장 진출 이후에도 업계 다양한 업체를 한곳에서 만나고, 자사 상품을 효과적으로 홍보할 수 있는 중요한 행사이다.

그리고 이렇게 중요한 행사인 만큼, 이에 참여하는 기업은 적게는 수 천 만원에서 많게는 수 억 원을 투자하기도 하는 만큼, 박람회를 준비하는 무역 실무자 입장에서는 박람회 성공을 위한 철저한 사전 준비가 필요하다고 하겠다.

오늘은 성공적인 해외 박람회 부스 운영을 위한 프로젝트 준비 방법을 단계별로 살펴보도록 하자.

 

해외 박람회를 활용한 시장 조사 방법은 이쪽으로

해외 박람회를 통한 시장 조사 방법 | 무역인의 삶 #15

 

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성공적인 박람회를 위한 기반 - 알맞은 박람회 고르기

 

박람회를 고른다는 말이 낯설 수 있는데, 이는 참여하고자 하는 박람회에 대해 면밀한 사전 조사를 수행해야 한다는 뜻이다. 같은 제품을 대상으로 하는 박람회라도 그 국가나 주최 측에 따라 박람회 성격이 B2B, B2C등으로 나뉠 수 있으며, 부스 운영을 위해 허용되는 내부 규정이 다를 수 있다. 따라서 해외 박람회를 준비하기 위해서는 본인 회사와 프로젝트 목적에 맞는 박람회를 선별해 내는 것이 첫 번째 단계라 할 수 있겠다.

박람회를 선별하는 구체적인 방법에 대해서는 다음 포스팅을 참조하도록 하자.

해외 박람회 활용 방법 1 - 박람회 선택하기 | 무역인의 삶 #10

 

 

해외 박람회 참여 프로젝트 기안의  작성 - 예산의 편성

 

이 부분은 회사마다 차이가 있을 수 있는데, 일반적인 중소기업을 기준에서 바라보면, 박람회 선정 이후 대략적인 프로젝트 예산을 산정할 필요가 있다. 주의할 점은, 이 단계는 "대략적인" 예산을 편성함으로써 회사차원에서 프로젝트에 들어갈 전체적인 자원을 확보하기 위한 단계이지, 프로젝트의 "실제" 예산을 편성하는 단계가 아니라는 뜻이다.

따라서, 이 단계에서는 임원들 또는 관리자들로 하여금 대략적인 예산과 자원 투입이 가능하도록 전체적인 예산 레이아웃을 설정해주는 한편, 프로젝트의 목표, 기타 투입 자원 및 후속 조치 등 프로젝트 전반적인 사항을 보고하는 것에 중점을 두어야 한다.

본인이 관리자나 임원이라면, 이 단계에서 투입될 자본을 결정하고 프로젝트 목표를 설정하는 것에 집중하면 되겠다.

 

 

참여하고자 하는 해외 박람회 부스위치 및 규모의 선정 및 부스 기획

 

프로젝트의 레이아웃이 잡혔다면 그다음 가장 우선적으로 수행해야 하는 것이 부스 계약이다.
일반적으로 해외 박람회는 전년도 참여 업체에게 부스 위치 선택의 우선권을 주는 한편, 스폰서들을 중심으로 좋은 자리의 부스를 분양한다. 결정이 늦어질 경우, 처음 참여하는 박람회라면 원하는 자리는 물론, 시기를 맞추지 못하면 부스 예약 자체를 못하는 상황이 발생할 수 있다.

일반적으로 2-3달 전까지 해외 박람회 주최 측은 대략적인 부스배치도를 발표하는데, 반드시 발표된 배치도와 입구 등을 충분히 고려해 적정한 자리를 선택해야 한다. 같은 박람회라고 부스마다 방문하는 고객이 같은 게 아니므로.

부스 선정이 완료되었다면 부스 디자인 업체를 섭외해 부스 구조와 함께 디자인 작업을 수행해야 하며, 해외 박람회의 경우 일반적으로 행사 한 달에서 한 달 반 전까지 부스 디자인 업체와 계약이 완료되어야 일정에 문제없이 박람회 부스 설치가 가능하다.

그리고 이 단계에서 정해지는 부스 콘셉트와 홍보 계획에 맞춰 각종 홍보물 작업이 이루어져야 한다.

 

 

박람회 부스 전시 필요 물류 및 출장 준비

 

박람회 부스 및 전시 계획이 완료되었다면 이제 전시 물류와 출장을 준비할 순간이다.

박람회 물품의 경우 간혹 기업이 현지에서 제반출시킬 계획을 갖고 있는 경우가 있는데, 이때에는 일반적인 수출 수입의 절차와 상이해지는 만큼, 운송사와 미리 해당 내용을 공유하고 상의하는 것이 중요하다.

출장 계획의 경우, 간혹 박람회 부스 운영을 위해 별도 비자를 요청하는 국가들이 있는 만큼, 필요한 비자는 물론 기타 출장 사항을 준비해야 할 필요가 있다.

구체적인 해외 출장에 관한 내용은 아래 포스팅을 참조하자.

해외 출장, 어떻게 준비할까. feat 해외 출장의 현실 | 무역인의 삶 #3

 

 

해외 박람회 후속 조치 수행

박람회를 성공적으로 운영했다면, 그 이후 후속 조치가 사실 해당 프로젝트의 성패를 결정한다 할 수 있다. 박람회 기간 동안 만난 업체들과의 미팅을 정리하고 보고자료를 작성하는 것은 물론, 업체들을 접촉해 실제 거래관계로 만들어내기 위해서는 너무 늦지 않은 기간에 업체들과 온/오프라인 미팅을 주선하는 것이 중요하다.

 

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해외 박람회 참가는 기업의 국제적인 성공을 위한 중요한 기회이다. 위의 전략과 노하우를 활용하여 부스 운영을 철저히 계획하고 실행하면, 참가자들의 주목을 받고 효과적인 비즈니스 기회를 모색할 수 있을 것이다.

 

해외 박람회 부스 인력 운영 선정 및 배치 방법 | 무역인의 삶 #21

 

해외 박람회는 하나의 큰 프로젝트로 바라보고, 철저한 프로젝트 관리의 영역으로 접근하는 것이 좋다.