해외 박람회 부스 인력 운영 선정 및 배치 방법 | 무역인의 삶 #21

 

성공적인 해외 박람회를 위한  부스 인력 운영 선정 및 배치 방법

 

박람회 운영은 결국 사람이 하는 일이다.
따라서 성공적인 해외 박람회를 위해선 박람회 목적과 목표에 맞는 적정한 인원을 효율적으로 배치하는 것이 매우 중요하다.

이번 포스팅에서는 해외 박람회를 운영하기 위한 부스 인력의 배치, 운영을 위한 방법에 대해 살펴보도록 하자.

 

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해외 박람회 부스의 준비

 

기존에 참여한 적이 없는 새로운 박람회를 기획하는 경우라면 참여하고자 하는 박람회에 대한 사전 조사가 선행되어야겠지만, 일단 특정 박람회에 대한 참여가 확정되었다면 박람회 부스를 구성하는 과정이 사실상 해외 박람회 준비의 시작이라 볼 수 있다.

박람회 부스는 해당 박람회 참여 목적과 목표에 따라 결정될 것이며, 구체적인 방법은 아래 포스팅을 참조하면 좋겠다.

여기서 핵심은 박람회의 목적과 목표의 설정이다.
회사 조직이 잘 굴러가기 위해선 공통된 목표를 설정하고 이를 조직원 모두가 공유해야 하듯, 해외 박람회라는 프로젝트를 성공시키기 위해서는 이에 참여하는 구성원 모두가 프로젝트(박람회)의 목적과 목표를 공유하고 이를 명확히 이해하는 것이 중요하다.

 

해외 박람회 부스 운영 준비하는 방법, Tip | 무역인의 삶 #12

 

 

해외 박람회 참여 적정 인원의 선정과 배치

 

해외 박람회 참여 적정 인원의 선정

생각보다 많은 기업에서 박람회, 그것도 해외 박람회 참여 인원을 선정함에 있어 전략적인 고려 없이, 예산에 따른 최소 인원을 배정하거나, 가능한 최대 인력을 파견하는 경우가 많다.

그러나 지나치게 적은 인원은 물론, 지나치게 많은 인원이 투입되는 것 또한 박람회 운영에 결코 좋은 영향을 주지 않는다.

우선 인원이 적은 경우 당연히 박람회 부스 운영이 원활하게 진행될 수 없다. 성공적인 박람회를 위해선, 단순히 박람회 부스에서 광고 홍보 활동을 하는 것을 넘어, 해당 박람회에 참여한 다른 기업의 동향은 물론, 후속조치를 위한 제반 사항을 준비하여야 하며, 이러한 부수적인 업무에다 가끔 부스 운영과정에서 여러 변수들이 발생하기도 한다. 따라서 지나치게 적은 인원이 파견될 경우, 제대로 된 부스 운영이 불가능해질 수 밖에 없다.

반대로 인원이 너무 많은 경우도 다양한 문제를 동반할 수 있다. 
먼저, 부스 규모 대비 지나치게 많은 인원이 체류하는 부스는 방문객으로 하여금 해당 부스와 브랜드, 회사가 제대로 박람회를 준비하지 못했다는 인상과 함께, 회사 규모, 자금 등에 문제가 있다는 인상을 줄 수 있다.
또한, 인원이 많은 경우 부스 내 잉여 인원이 발생하기 쉽고, 보통 이런 잉여 인원들은 부스에 앉아 별다른 활동을 하지 않게 되기 쉬운데, 이러한 모습은 방문객에게 해당 부스에 대한 부정적인 인상을 심어주기 쉽다.
결정적으로 잉여 인력에 대한 실무 인력의 불만이 박람회를 넘어서 조직 전체의 불화로 이어질 수 있다는 점도 주의해야 한다. 

 

해외 박람회 인력 배치 방법

사실, 박람회 성격, 목적 및 각 회사 예산과 전략에 따라 적정 인원은 상이하게 달라질 수밖에 없다. 그렇기에 다음 사항은 이러한 적정 인원을 구성함에 있어 참조할 수 있는 여러 지표 중 하나로 받아들이길 바란다.

 

1.  PM (프로젝트 매니저)
   - 박람회를 기획하고 프로젝트를 총괄한 PM은 되도록 박람회 부스 운영에 참여시키는 것이 좋다. 박람회 기획의 전반적인 내용을 인지하고 있는 만큼, 박람회 운영에 있어 핵심이 되는 인력이고, 박람회 중간 발생할 수 있는 여러 변수 대처는 물론, 주최 측과 원활한 대화를 이어가기도 좋다.
   PM이 참여하는건 당연하다고 생각할 수 있는데, 여기서 중요한 건  PM은 박람회에 PM으로 참여해야 한다는 점이다. PM은 말 그대로 박람회 프로젝트를 성공적으로 운영하기 위한 관리 인력으로써, 박람회 부스 인력 배치에 있어 전반적인 상황을 살펴 배치된 인력은 물론, 계획대로 홍보, 영업활동이 원활히 이루어지도록 힘써야지, 스스로 영업, 고객응대와 같은 특정 임무에 전속 배치되어선 안된다.
   
   
2. B2B 영업 담당자 및 B2C 영업 담당자
   - 박람회 성격에 따라 B2B 영업이 중심이 될 경우 이에 대한 담당자를, B2C 영업이 포함될 경우, B2B 영업 담당과 별개로 이를 담당할 인력을 파견하는 것이 좋다.
   간혹 기업에 따라 이 둘을 분리하지 않고 운영하는 경우가 있는데, 평시 업무와 다르게 박람회에서만큼은 B2B 영업 담당자가 B2B 영업에만 집중할 수 있는 환경을 마련해 주는 것이 중요하다.
   기본적으로 박람회는 며칠에 걸쳐 진행되고, 다양한 사람이 이 짧은 기간 동안 부스에 방문하여 소통하게 된다. 해외 박람회에서 실제 소비자의 의견을 듣는 것은 중요한 과정이지만, 이러한 소비자 응대는 매뉴얼을 작성하여 파트타임 또는 보조 인력에게 전담하는 것만으로도 충분하다. 기본적으로 박람회 부스에서 이루어지는 판매 제품은 전략 제품 위주로 간소화되는 경우가 많고 이로 인하여 소비자 응대 활동은 단순한 경우가 많기 때문이다.
   따라서 소비자 응대를 함께 고려하는 부스에서는 이를 위한 별도 인력을 배치해 주는 것이 훨씬 유리하다 볼 수 있다.
   
   
3. 기타 보조 인력의 배치
   - 전시 제품에 따라 전시 제품의 꾸준한 정리, 보충이 필요하다면 (소비재 소모품 등) 이를 배치하고 관리할 별도 인력을 배치하는 것이 좋다. 이외에도 박람회 운영 외적으로 필요한 인력은 추가 인력을 편성하는 것이 좋고, 이러한 여력이 안된다면, 전략적으로 부스 구조나 규모를 조정하여 방문객 동선을 조절함으로써 파견된 인력이 효율적으로 목표를 달성할 수 있도록 보조하는 것이 좋다.

 

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여기까지 읽었다면 눈치챘을 수도 있겠지만, 해외 박람회의 가장 기본적인 목적은 홍보, 영업활동, 특히 기업을 상대로 하는 B2B에 있는 경우가 많다. 국내 박람회라면 보다 여유 있는 인력을 동원하는 한편, 소비자 한 명 한 명을 응대하는 것도 가능할 수 있겠지만, 해외 박람회는 이런 인적, 물적 여유가 없는 상황이 더 흔한 만큼, 박람회의 핵심 목표를 달성하기 위한 인력이 최대한 본업에 집중할 수 있는 환경을 마련해 주는 것이 중요하다.

만일 추가적인 인력의 파견이 어려운 상황이라면, 부스 규모와 목표를 재설정하는 것이 중요하며, 지나치게 많은 목표를 무리하게 달성하려다가는 제대로 된 결과를 아예 얻지 못할 수도 있다는 점을 반드시 명심하여야 한다.

 

해외 박람회 인력배치