해외 출장 예산 산정을 위한 구체적인 가이드 | 무역인의 삶 #23

 

처음 해외 출장을 준비하는 회사를 위한 예산 설정의 가이드

 

출장 준비를 하면서 가장 고민이 되는 부분 중 하나가 바로 이 출장 예산 산정일 수 있다.

업력이 오래되고 체계가 잘 갖춰진 경우라면 별도의 고민 없이 쉽게 예산은 물론, 숙박지도 정해진 기준에 따라 선정할 수 있겠지만, 그렇지 못한 대부분의 중소기업에선 예산 산정부터 실무자가 떠맡을 가능성이 높다.

오늘은 이런 실무자들을 위해 해외 출장 예산을 산정할 수 있는 몇 가지 팁을 공유하고자 한다.

해외 출장 준비에 관한 대략적인 가이드라인은 아래 포스팅을 참조하도록 하자.

해외 출장, 어떻게 준비할까. feat 해외 출장의 현실 | 무역인의 삶 #3

 

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해외 출장 국가별 호텔 예약 기준

 

사실 출장 예산의 가장 큰 부분은 숙박에서 결정된다.

출장 기간 중 호텔은 단순히 잠을 자는 것을 넘어, 남는 시간이나(혹시나 생긴다면), 외부 일정 후 업무를 보는 사무실의 역할을 수행하며, 때로는 현지 바이어 또는 거래처와 미팅을 수행할 일도 생길 수 있는 출장지에서의 거점 역할을 수행하게 될 것이다.

그러나 아무리 중요한 거점이라 하더라도 회사 예산은 한정이 되어 있고, 때로는 예산이 넉넉하더라도 출장지에 마땅한 호텔이 없거나, 괜찮은 호텔의 접근성과 주변 편의 시설이 엉망일 수도 있기에 쉽게 결정하기 어려운 경우가 많다.

 

해외 출장지 호텔 선정을 위한 몇가지 기준

우선, 호텔 선정에 있어 활용할 수 있는 몇 가지 기준은 다음과 같다.

1. 출장 주요 업무 지역에서의 접근성
   : 우선 가장 중요하게 보아야 할 요소는 출장 주요 업무 지역에서의 접근성이다.
   반드시 도보로 이동 가능할 필요는 없으나, 적어도 짧은 시간 차량 이동을 통해 이동할 수 있는 거리에 위치한 곳이 당연히 유리하다.
   다만, 박람회 등 큰 행사가 있어 호텔을 예약하는 경우에는 인근 호텔 숙박이 이미 매진되었을 가능성이 높은데, 이 경우 인접 도시 호텔을 이용하면 오히려 접근성과 비용면에서 이득을 보는 경우가 있다.
   
   예를 들어, 파리에 위치한 Paris Expo Porte de Versailles의 경우, 파리에 위치했음에도 파리보단 뫼동에서 접근성이 좋고, 영국 버밍엄에 위치한 NEC의 경우 버밍엄 인접의 코번트리에서 접근성이 나쁘지 않다.
   
   
2. 주변 편의시설 및 치안
   : 호텔 주변 편의시설과 치안도 중요하게 고려해야 할 사항 중 하나이다.
   사실, 출장은 일을 하러 가는 것이기에 주변 관광을 할 시간도, 개인 시간도 없는 경우가 많다. 그러나 출장지에서도 먹고 사는 건 직원의 생존을 넘어 업무 능률에 중요한 영향을 미칠 수 있는 요소이다. 쉽게 말해, 5일 내내 감옥 같은 호텔과 박람회장만 반복하며 인스턴트나 호텔 뷔페로 식사를 때우는 상황보다, 잠깐이라도 호텔 주변 식당에서 맛있는 식사를 하고, 편의점이나 마트에서 맥주 한 잔이라도 사서 호텔 방에서 홀짝이는 것이 업무 효일이 더 좋다는 말이다. 그리고 이런 주변 편의시설을 이용하기 위해서는 당연히 일정 수준 이상의 치안이 보장되어야 할 것이다.
   흔하게 찾을 수 있는 편의 시설은 다음과 같다. : 편의점, 식당, 약국
   
   
   
3. 호텔에서 제공하는 각종 서비스
   : 위의 두 조건보다 우선 순위는 떨어지지만, 호텔 그 자체로 제공되는 서비스 또한 당연히 중요한 요소이다. 5성급의 화려한 서비스가 제공될 필요는 없지만, 업무를 위해서라면 기본적인 와이파이와 사무 책상은 방에 비치되어있어야 한다. 간단한 미팅을 수행할 수 있는 라운지가 잘 구성되어 있다면 좋다.
   또한, 조식을 신청한다면 이른 아침마다 잘 알지도 못하는 현지 식당을 찾아다닐 수고를 덜 수 있다.

 

해외 출장 예산이 정해지지 않은 경우 호텔을 선정하는 방법

명확한 예산이 정해져 있는 경우라면, 해당 예산에서 최선의 호텔을 예약하면 될 것이다. 그러나, 무역을 처음 시작하는 기업이나, 아직 제대로 체계가 잡히지 않은 기업에서 출장 기안을 작성하는 경우라면, 아래 기준을 참조하여 호텔을 선정하면 도움이 될 것이다.

1. 유럽 도시 지역
   : 국가별 차이는 있으나 보통 3성급 호텔을 살펴본다면 예산안에 적당한 호텔을 구하기 좋다. 2성급의 경우 호텔 편의 시설이 열악한 경우가 많고, 4성급이 넘어가면 예산에 문제가 될 수 있다.
2. 동남아시아 지역
   : 동남아시아는 국가에 따라 차이가 크지만, 4성급 호텔을 기준으로 보면 좋다. 국가, 도시에 따라 괜찮은 3성급도 많으니, 3성급 호텔 중 리뷰 평점과 가격이 조금 높은 호텔 또는 4성급 호텔 중 저렴한 호텔을 기준으로 보면 좋다.
3. 중국
   : 중국은 도시, 지역, 출장 목표에 따라 선정해야 할 호텔 기준이 천차만별로 달라지게 된다. 일반적으로 3성급 이상의 도심지 호텔을 잡는다면 그럭저럭 지낼 만한 곳을 구할 수 있다.

 

 

국가별 식대 및 기타 교통비 산정 기준

 

식대 산정을 위해선 호텔에서 제공되는 식사 가격을 기준으로 예산을 편성하면 좋다.
우선, 호텔 레스토랑이 일반적으로 인근 식당보다 비싸기에 호텔 식사를 기준으로 예산을 편성하면 여유 예산을 별도로 계산할 필요가 없다. 또한 현지 출장에서 발생할 수 있는 여러 변수로 인해 미리 알아 놓은 레스토랑에서 식사를 할 수 없는 경우가 종종 발생하기 마련인데, 호텔 레스토랑은 이런 변수 상황에서 가장 무난한 선택지가 될 수 있다.

교통비는 우버나 현지 택시 어플리케이션을 쓰는 것이 가장 무난하다. 대중교통의 경우 각종 치안 문제는 물론, 일분일초가 아까운 출장지에서 소중한 시간을 낭비하게 될 가능성이 높고, 대중교통에 의지할 경우 숙박지 선택이 제한되어 전반적인 출장 일정이 꼬일 가능성이 높다. 따라서 현지에서 가장 보편화된 택시 애플리케이션을 사용하거나, 예산에 여유가 있고 여건이 된다면 현지 협업사의 도움을 받아 택시나 교통편을 준비하는 것이 유리하다.

 

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회사 예산은 아낄 수 있다면 아끼는 것이 좋지만, 예산을 아끼느라 정작 프로젝트에 지장이 간다면 이는 주객이 전도된 일이라 할 것이다. 특히, 단기간에 정해진 성과와 목적을 달성해야하는 해외 출장이라면, 적정 예산 편성을 통해 원활하게 프로젝트를 운영할 수 있도록 해야 할 것이다.

무엇보다도 해외 출장에서 높은 성과를 원한다면 직원의 안전과 일에 집중할 수 있는 환경을 조성하는 것이 가장 중요하다는 것을 잊지 않도록 하자.

 

해외 출장 예산 산정하는 법