해외 출장, 어떻게 준비할까. feat 해외 출장의 현실 | 무역인의 삶 #3

 

무역의 꽃 해외출장 준비하는 방법과 해외출장의 현실

 

오늘의 주제는 무역에 관심 있는 사람이라면 누구나 궁금해하는 그것.
잘 다려진 셔츠와 깔끔한 정장. 비행기에서 노트북을 펴고 바쁘게 뭔가를 적어 내리는(모습으로 미화되는) 바로, 해외 출장이다.

해외출장 준비 꿀팁만 보고 싶은 사람은 이 글 맨 아래로 내리면 된다.

 

▼▼▼장기 출장의 다른 형태, 주재원이 궁금하다면 ▼▼▼

해외 주재원이란? 주재원 뜻과 파견 방법에 대해 | 영국 파견 생활 #1

 

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해외 출장은 무엇이며 왜 가는 걸까

 

누군가 여러 무역 업무 중 그 꽃을 고르라고 한다면 단연코 그 꽃은 해외 출장이라 할 것이다. 그만큼 깔끔한 정장을 잘 차려입고 해외 바이어와 만나 빅 딜을 따 오는 모습은, 이미 수도 없이 많은 영화에서 비즈니스 맨의 스테레오 타입으로 굳어져 왔다.
아마, 이 글을 읽고 있는 여러분도 그런 모습을 상상하며 무역인의 길 앞에 서 있을지도 모르겠다.

그렇다면 과연 이런 멋진 빅 딜을 이뤄내는 모습이 해외 출장의 진정한 모습일까?

 

해외 출장을 가는 이유 : 기업이 그 돈을 투자할 만한 합당한 이유가 있을 것이다.

해외 출장을 가는 이유를 보기에 앞서, 해외 출장에 들어가는 비용을 간단하게 살펴보도록 하자.

• 우선 항공권을 구매해야 한다. 그리고 현지에서 체류할 호텔 투숙비가 산정되어야겠지.
  기업마다, 국가에 따라 다르지만 보통 박 당 10만 원 내외에서 결정되는 경우가 많다. 그 이하의 숙소는 존재 자체로 업무에 지장을 주는 경우가 종종 있어 추천하지 않기도 하고.
  
  대부분 출장 일정은 1주일 내외에서 결정되는 경우가 많다.
  여기서는 편하게 5박으로 생각하자. 그렇게 보낸 직원의 식사와 교통비도 준비해야 한다. 국가에 따라 다르겠지만, 저렴한 동남아시장을 기준으로 1식 1만 원에 교통비는 하루 1만 원을 산정하도록 하자.
  
  자 이렇게 산정된 비용을 본다면 아래와 같다.
      - 항공료 5-70만 원
      - 숙박비 5-70만 원
      - 식비& 교통비 30-40만 원
  여기에 출장 일비와 1주일간 인력 파견으로 생기는 인적 공백 등이 회사에서 소모하는 비용이다.
  즉, 저렴한 동네 기준 직원 한 명이 5일짜리 저가 출장을 다녀오면 회사에서는 1-200만 원이 깨진다.
  
  유럽이나 미주라면?
  항공권만으로도 2-300만 원은 우습다.

이렇듯 출장은 회사 입장에선 일종의 투자이다. 회사가 특정 목적을 가지고 인적, 물적 자원을 투자함으로써 어떠한 성과를 내고자 하는 것이다.

이 성과에는 새로운 이익을 발생시키는 것도 포함되겠지만, 저 인적 물적 자원을 던져서라도 막아야 될 무언가가 있을 수도 있다. 따라서 위의 질문은 반은 맞고 반은 틀리다.

여러분은 빅 딜을 하게 되겠지만 그게 그렇게 아름다운 모습이 아닐 수도 있다.

결국 회사에서 출장을 기획할 땐 투자대비 회수 가능한 이익을 계산하게 된다.

 

해외 출장 예산 산정을 위한 구체적인 가이드 | 무역인의 삶 #23

 

 

해외 출장의 또 다른 현실 : 이별과 고독

흔히 해외 출장에 대해 이야기하면서 쉽게 잊는 것이 있다.
해외 출장은 물리적, 시간적으로 분리된 지역으로 떠단다. 즉, 내 친구, 애인, 가족과 떨어지게 된다는 것이다.

한 두 번 출장의 경우 짧은 격리(?)를 통해 해외에서 선물도 사 오고 서로 애틋함을 키워갈 수 있겠다. 하지만 그러한 이별이 반복되고, 기간이 길어진다면 어떨까?

필자는 지금 이 글을 영국에서 쓰고 있다.
지금이 12월인데, 이번 출장을 기준으로 한다면 나는 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9월까지 단 한 달도 빠짐없이 해외에 나왔다. 그리고 9월 출장은 아직 복귀를 못했다.(퇴고하는 지금 2일 뒤면 해가 바뀐다.)

이번 출국이 지사장 파견임을 고려해도, 난 올해 절반을 해외에서 보냈고, 내 어린 딸과 아내는 아빠와 남편이 없는 반년을 보내야만 했다.

결국, 해외 출장이 잦아지고 길어진다는 것은 내가 속한 모든 것들과 멀어진다는 뜻이다. 해외 출장지에서 바쁘게 일하고 있는 동안엔 느끼기 힘들겠지만, 저녁에 숙소에 혼자 들어와 보고서를 쓰고 맥주 한잔을 하게 된다면?
그 고독을 사무치게 올라오는 날은 수도 없이 많다.

중동 이상의 거리를 비행했다면 맥주 한 잔 할 시간에 한국은 이미 늦은 밤이나 새벽이다.
결국, 해외 출장은 이러한 고독과 하나 된 삶을 산다는 뜻이다.
그리고 내 가족은 그 고독한 가장을 기다리는 삶에 익숙해져 간다.

출장은 이러한 이별과 고독에 익숙해져야하는 일이다. 무역 업무에 익숙해지고 잦은 출장을 나가게 된다면, 여러분은 잦은 이별과 깊은 고독에 적응해야만 할 것이다.

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해외 출장은 어떻게 준비할까?

 

해외 출장의 준비는 여타 다른 업무 기획과 동일하다고 보면 된다.
일반적인 업무 프로세스를 생각하면 기획 - 결재 - 실행의 순서를 밟는 게 아름답겠다만, 대부분의 기업에서 당신은 지시 - 기획 - 결재 - 실행의 순서를 밟게 될 것이다. 
즉, 해외 출장을 준비하기 이전에 회사 내부 목적에 따른 출장 지시를 받게 될 것이다.
그 이후 현지 업체(또는 행사 일정)와 일정을 조율해 가며 기획안을 작성한 뒤, 결재를 받고 출장을 떠나게 된다.

 

출장 준비의 시작 : 기획안 작성

언급했듯이 대부분의 기업에서 당신은 우선 출장 "지시"를 받게 될 것이다.
따라서 당신이 쓸 기획안의 내용 대부분은 "일정"과 "비용"이 차지하게 될 것이다.
우선 일정을 잡는 방법을 살펴보도록 하자.

출장 일정의 대원칙은 다음과 같다.
동선과 기간을 최대한 줄일 것

기간과 동선을 줄이는 것은 단순히 여러분 회사의 예산을 보호하라는 뜻이 아니다. 이는 업무의 효율과 여러분의 정신적, 신체적 건강과도 연결된 이야기이다.
우선 기간부터 이야기해 보자.

기간을 줄인다는 것은 여러분이 받는 고통의 시간을 줄인다는 것이다.
직장 상사와 삼시 세끼를 같이 먹는 고통을 차치하고라도, 이는 여러분이 해외에서 겪는 시차 적응과도 연결된다. 일반적으로 사람이 시차에 적응하는데 일주일 내외의 시간이 필요하다고 이야기한다.
그 얘기를 반대로 하면, 일주일 안에 복귀를 하면 별도의 시차 적응 없이 원래 생활로 돌아올 수 있다는 이야기이다.
왜 그렇게까지 해야 되냐고?

회사는 여러분이 귀국했다고 새롭게 대한민국 시간대에 적을 할 시간을 주지 않으니까.

타국의 시차에 적응하지 못했다는 것은 아직 여러분의 몸이 한국 시간대에 익숙하다는 뜻이다. 따라서 짧은 일정으로 다녀올 경우, 오히려 정신적, 신체적으로 덜 고통스러운 아이러니가 발생한다.

사실, 여기에 다른 이유가 하나 더 있다.
출장 기간이 1주일이 넘어간다는 것은 현지에서 주말을 보낸다는 뜻이다.

주말에 놀러 가면 된다고?

대게 여러분이 출장을 간다면 그곳은 관광지구가 아니라 상업지구나 공업단지이다.
상상이 안된다면 우리나라 기준으로 서울 근교 어딘가에 위치한 공단을 떠올리면 된다. 그곳에서 친구도, 아는 곳도 없이 직장 상사와 주말을 보내는 모습을 상상한다면 이해가 쉬울 것이다.

잦은 해외 출장은 건강에 많은 악영향을 준다. 시간, 체력 관리가 중요하다.

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해외 출장과 보고서

 

해외 출장과 보고서는 사실 떼려야 뗄 수 없는 관계이긴 하지만, 다소 애매한 부분이 있다.
따라서 이 파트는 간단하게 훑고만 지나가도록 하자.

해외 출장은 결국 회사 입장에서는 인적, 물적 자원의 투자다.
그리고 기업의 투자를 받은 당신은 투자자에게 투자 결과를 보고할 의무가 있다. 보통은 출장 결산서(정산서)와 함께 사후 보고를 하게 되겠지만, 이 부분은 회사마다 너무 상이하므로 회사 재량을 따르면 된다.

 

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해외 출장 준비 팁 

 

기타 해외 출장을 준비하는 팁을 몇 가지 공유해보고자 한다.
이건 어디까지나 필자 경험에서 나오는 팁이니, 본인들 상황에 맞춰 재량껏 활용하도록 하자.

1. 비행 좌석 예약은 "모두 복도로"
   비행 좌석은 예약은 붙은 자리가 아닌 복도를 끼고 양 옆으로 배치하는 것이 좋다.
   좌석을 붙어서 앉는다면 비행시간이 길어질수록 서로 불편해진다. 너무 떨어지게 된다면 상급자와 대화가 불가능해진다. 따라서 가능하다면 복도를 사이에 끼고 양 옆 자리로 예약을 하는 것이 서로 편하다.
   
   
2. 호텔 주변 식당과 식료품점을 반드시 확인할 것
   결국 먹는 문제가 해결되지 않으면 아무것도 해결할 수 없다. 또한 호텔에 따라 제대로 된 냉장고가 없거나 식/음료에 문제가 되는 경우가 종종 있다.
   따라서 주변 식료품점과 식당을 파악해 놓고 동선을 미리 확인해 놓는 것이 좋다.
   
   
3. 우버 또는 현지 택시 어플 활용
   현지 거래처가 있어 픽업을 기대할 수 있다면 좋겠지만, 그렇지 못한 경우 우버나 그랩과 같은 서비스를 적극적으로 활용하는 것이 좋다. 택시를 직접 잡을 때 발생할 수 있는 여러 문제점을 해소할 수 있다.
   무엇보다 길바닥에서 손 내밀고 택시를 잡는 것보다 100배는 더 안전하고 편리하다.
   
   
4. 비자와 여권은 미리미리 확인하자.
   보통 자주 다니는 국가의 비자는 회사에서 파악하고 있는 경우가 많다. 또한, 대한민국 여권 파워가 강해 단순 사업차 방문으로는 비자를 요구하지 않는 경우가 많다.
   그러나 어디에나 예외는 존재하는 법. 인도네시아 같은 경우는 도착 공항에서 방문 비자를 받을 수 있지만, 박람회 부스 운영을 위해서는 별도 사업비자를 요구한다!
   따라서 출장 일정이 결정되었다면 본인 목적에 따른 비자필요 여부를 미리 확인하는 것이 좋다.
   
   
5. 되도록 한 가지 항공 연합을 활용하자.
   우리나라 대표 항공사인 아시아나는 스타얼라이언스 소속이며 대한항공은 스카이팀 소속이다.
   필자는 여러 가지를 고려해 스타얼라이언스 소속 항공기만 활용하고 있다. 출장이 잦을 경우 이러한 항공사 단일화는 효율적인 마일리지 적립으로 이어지고, 마일리지 적립을 통해 비즈니스 라운지를 사용할 수 있게 된다.
   그리고 이 비즈니스 라운지는 해외 공항에서 경유하거나 출장에서 복귀할 때 참 요긴하게 사용이 가능하다. 혼자 가는 출장에서 짐 잃어버릴 걱정 없이 조는 것도 가능하다. 당연히 좌석 승급이나 무료 추가 수화물 운송 등의 혜택도 받을 수 있다.
   
   
6. 기간이 아무리 길어도 짐은 7일 치 이내로
   출장 기간이 아무리 길어지더라도 짐은 7일 이내로 가볍게 싸는 것을 추천한다. 짐이 많아지면 이동할 때마다 고통스럽고 택시를 탈 때도 문제 될 수 있다. 따라서 짐은 되도록 가볍게 싸서 현지에서 빨래를 하는 것이 낫다.
   옷은 보통 기간이 짧다면 손빨래로 해결하지만, 주변에 빨래방이 있다면 그곳을 이용하면 된다.

 

처음 출장은 누구에게나 깊은 추억으로 남게 된다. 되도록 그 추억이 아름답길 바라며 이 글을 마무리한다.