무역 계약 서류 PI, PO, OC의 뜻, 의미와 실무적 활용 | 무역 용어 정리 #9

무역 계약을 위해 필요한 서류 PI, PO 그리고 OC의 뜻과 실무에서의 활용

모든 계약과 마찬가지로 무역 계약 역시 다양한 서류를 필요로 한다.
사실, 시공간적 제약으로 인해 무역 계약은 일반적인 계약보다 더 많은 절차와 서류를 필요로 할 때가 많다.

오늘은 그중 가장 보편적으로 사용되는 PI(Proforma Invoice), PO(Purchasing Order) 그리고 OC(Order Confirmation)의 의미에 대해 살펴보고, 나아가 각 서류의 실무에서의 활용 방법에 대해 살펴보도록 하자.

계약 조건 Incoterms 2020에 관한 내용을 참조하면 계약 내용 구성에 큰 도움이 될 것이다.

인코텀즈란 무엇일까? 인코텀즈 2020 정리표 (incoterms2020) | 무역 용어 정리 #3

 

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무역 계약의 단계별로 필요한 계약 서류

우선 상기 언급된 서류들에 대해 제대로 이해하기 위해선 무역 계약의 순서를 이해할 필요가 있다.
일반적인 무역 거래의 전반적인 흐름과 사용되는 서류는 다음과 같다.

1. 상담 및 협상
   구매자와 판매자 간의 상담을 통해 거래 조건을 협상하는 단계이다.
   
   
2. PI 발급 (판매자)
   판매자는 구매자에게 PI를 발급하여 거래 조건을 명시한다.
   
   
3. PO 발행 (구매자)
   구매자는 PI 또는 견적서를 기반으로 상품이나 서비스를 주문하는 PO를 발행한다.
   
   
4. OC 발송 (판매자)
   판매자는 받은 PO를 확인하고, 주문에 동의하는 내용을 나타내는 OC를 발송한다.
   
   
5. 계약 완료 및 진행
   양 당사자 간에 OC가 합의되면 계약이 완료되며, 상품이나 서비스의 생산 및 납품이 이루어진다.

아직 계약 과정을 거쳐보지 못한 경우 다소 복잡하고 어렵게 느껴질 수 있지만,
[협상] - [협상 내용을 토대로 제안(PI)] - [제안을 토대로 승낙(PO)] - [승낙 사항의 확인(OC)] - [완료]로 이해하면 되겠다. 

 

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계약을 위한 서류의 종류와 그 뜻과 활용

눈치챈 사람도 있겠지만 기본적으로 무역 거래도 일반 거래와 그 형태가 크게 다르지 않다. 상품에 대해 협상하고, 협상을 토대로 계약을 하는 일반적인 거래 절차를 따른다. 다만, 무역은 그 절차마다 내용을 확실히 하고 넘어갈 수 있도록 서류가 준비되어 있는 것일 뿐.

자, 그럼 이제 위에 언급된 서류별로 의미하는 바와 실무적 활용에 대해 살펴보도록 하자.

 

PI(Proforma Invoice) 견적 송장의 뜻과 활용

PI는 Proforma Invoice의 약자로 판매자가 작성하는 서류이다.
PI는 거래 당사자의 성명, 품목, 수량, 가격 등이 기재된 최종 Invoice와 유사한 형식의 문서이다.

이 블로그 다른 글에서 선적 서류를 다루며 CI(Commercial Invoice)에 대해 다룬 적이 있다. 기본적으로 Invoice란 종류 불문하고 거래 내용과 금액이 포함된 거래 명세서를 의미하는데, 이를 바탕으로 해석하면 Proforma Invoice는 견적 송장이 된다.

사실, 이 PI는 실무적으로 견적서에 갈음하여 발행되는 경우가 많고, Invoice의 이름, 날짜만 바뀌기도 한다.
PI가 발행되는 계약에서는 일반적으로 PI를 견적서에 갈음해 발행하고 이에 따라 PO(Purchase Order), 즉, 최종 발주가 진행되는 경우가 많다. 보다 면밀히 구분해보자면 견적서의 경우 말그대로 계약을 하기 위한 구매 조건의 제안 주가 되는 서류라면, 이 PI는 구매 조건을 사실상 확정시킨 서류라 볼 수 있다.

 

PO(Purchasing Order) 발주서의 뜻과 활용

PO는 Purchase Order의 약자이며, 발주서로 구매자 측에서 작성한다.
PO 구매자가 상품이나 서비스를 주문하기 위해 판매자에게 보내는 문서로 제안에 대한 승낙 서류이다.

실무적으로 PO는 계약 당사자들의 Co-sign(쌍방 서명)으로 효력이 발행되며, 사실상 계약서의 역할을 하기에 작성과 서명에 있어 보다 면밀히 검토해야 하는 서류이다. PO는 본래 구매자 측이 작성하는 서류이지만, 구매자 측이 작성해 보낸 서류에 판매자 측이 주석을 달아 서류 내용을 수정하여 다시 청약(offer)하는 경우가 있다. 이 경우 구매자 측의 이의가 없다면 구매자 측의 서명으로 계약 효력이 발생하기도 한다.

다만, 이 PO는 매번 작성되지는 않는데, 단순한 조건의 발주의 경우 구매자 측에서 PI나 견적서에 서명을 하여 발주서를 대신하기도 하기 때문이다.

 

OC(Order Confirmation) 주문 확인서의 뜻과 활용

OC는 Order Confirmation의 약자로, 발주 계약이 완료된 이후 판매자 측에서 작성하는 주문 확인서이다.
본 서류는 사실 계약 단계에 필요한 서류라기보다 판매자측에서 계약 내용을 확인하기 위해 작성"해"주는 서류이다.

작성해 준다고 표현한 이유는, 일반적인 거래에서 판매자는 OC 작성 의무가 없기 때문이다.
실무적으로 OC는 작성하지 않더라도 계약에 아무 영향이 없는 경우가 많다.
그러나 국제 거래에서 발생할 수 있는 마찰을 줄이고 상호 신뢰 구축에 있어 판매자 측에서 작성하는 OC는 구매자의 발주 실수를 줄이고 분쟁을 방지할 수 있는 주요 수단이라 할 수 있다.

 

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계약 서류의 실무적 의미와 활용

위에서 잠시 언급했지만, 상기 서류들은 모두 "많이"사용되는 서류 중 하나일 뿐, 그 어떤 서류도 "의무적으로"작성될 필요는 없다. 무역 거래는 쌍무계약에 자유계약의 성질을 띄고 있기에 당사자 의사의 합치만으로 계약이 이루어질 수 있고, 서로 물건과 대금만 잘 수령한다면 별문제 없이 거래가 이루어질 수 있다.

PI 없이 견적서와 PO만으로 계약이 체결될 수도 있으며, 견적서나 PI에 서명만으로 발주를 갈음하는 경우도 많다.
심지어는 견적 단계에서 별도 발주계약 없이 송금이 이루어지는 경우도 있다.(!)

그러나 기본적으로 큰 돈이 오가며, 복잡한 서류 작업이 요구되는 무역 거래에서 이러한 서류를 주고받는 행위는 단순히 요식 행위를 떠나 발생 가능한 불필요한 분쟁을 방지하고, 나아가 서로간의 신뢰를 쌓기 위한 중요한 과정이 될 수 있다.

 

성공적인 계약을 위해서는 단계마다 요구되는 서류의 목적을 정확히 이해하고 활용하는 것이 중요하다.

 

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